Print pagina

7 succesfactoren voor een veilige auditcultuur


7 december 2016

Door interne audits anders te benaderen en in dienst te stellen van de organisatiedoelen kunnen ze juist een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de organisatie. De vraag is: hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat mensen zich veilig en gesteund genoeg voelen om alles wat beter kan in de openbaarheid te brengen?

Bij het uitvoeren van interne audits ligt de nadruk nog vaak op de planning en techniek van de audit zelf. Interne audits worden dan vooral benaderd als controle-instrument t.b.v. compliance. Er wordt voorbij gegaan aan de verbeterpotentie die in de audit verscholen ligt. Audits hebben daardoor een negatief imago: ze worden gezien als ‘tijdrovend’ en ‘zonde van de tijd’. Dat is jammer want op die manier schieten interne audits hun doel flink voorbij. Door interne audits anders te benaderen en in dienst te stellen van de organisatiedoelen kunnen ze juist een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de organisatie. Dit gaat niet vanzelf. Het vraagt in veel organisaties om een behoorlijke ‘mindshift’: je moet interne audits namelijk op een positieve manier gaan benaderen als verbeterinstrument.
De vraag is: hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat mensen zich veilig en gesteund genoeg voelen om alles wat beter kan in de openbaarheid te brengen? In dit artikel vind je 7 succesfactoren voor een veilige auditcultuur.

1. Zorg voor een betrokken proces eigenaar
Een auditsysteem moet voor iedereen nuttig zijn. Een helder inzicht in de voordelen die interneaudits de organisatie bieden, zoals bijvoorbeeld 'inzicht krijgen in wat er al goed gaat en nog beter kan en dit inzicht gebruiken voor verdere structurele verbeteringen', is daarom van groot belang.
Zorg dus voor een duidelijk visie op interne audits. Installeer tevens een betrokken proceseigenaar die het mandaat heeft van het MT en er als 'motivator' voor zorgt dat iedereen in de organisatie de doelen van interne audits kent en de meerwaarde van interne audits inziet.

2. Veranker audits in de dagelijkse praktijk
Audits vinden vaak periodiek plaats. Het hele jaar denken we er niet over na en dan ineens in de paar dagen voor en na de audit moet er van alles gebeuren. Dit zorgt voor veel druk en onder druk worden niet de beste prestaties geleverd.Veranker interne audits daarom via self-assessments en verbeterlijsten in de dagelijkse werkzaamheden van de operatie. Op die manier wordt niet alleen 'periodieke paniek' voorkomen maar zijn ook de verbeterresultaten vele malen hoger.

3. Gebruik slimme tools
Interne audits vragen om een behoorlijke hoeveelheid planning, organisatie en administratie. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van Excel, Word en E-mail, met veel handmatig werk en weinig overzicht tot gevolg. Gelukkig kan het ook anders. Met slimme tools kun je audits niet alleen integraal en met minder handmatige handelingen verwerken en analyseren (wat tot 50% tijdsbesparing kan opleveren), maar wordt ook de stap naar self-assessments en verbetering gefaciliteerd.

4. Creëer een positieve en informele sfeer
Bij het inzichtelijk maken van de voordelen van interne audits is het belangrijk om te benadrukken dat het geen 'afrekensysteem’ is: de auditcultuur moet vertrouwen uitstralen. Als een opdrachtgever aangeeft dat er iets is dat beter kan, is hij daarover naar zichzelf meestal al kritisch genoeg. Hij moet zich dusdanig veilig voelen dat hij kan leren van eventuele fouten.Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer van 'samenwerken aan verbetering' en geef vooral ook complimenten voor alles dat al goed gaat.

5. Stel je op als coach en houd vooral een spiegel voor
De interne auditor die als een politieagent met een checklist door de organisatie gaat, heeft zijn langste tijd gehad. Toch is dit nog altijd het schrikbeeld dat rondom interne audits waart. Laat daarom duidelijk zien dat jij er niet bent om te controleren, maar om te helpen verbeteren. Stel je daarbij als auditor op als coach en houd vooral een spiegel voor. Als je al advies geeft is dit vooral richtinggevend. Durf daarbij ook af te wijken van de strakke kaders die veldnormen en wet- en regelgeving kunnen vormen: kijk vooral naar wat de opdrachtgever nodig heeft om te verbeteren.

6. Schenk vertrouwen via duidelijke afspraken
De audit vindt plaats ten dienste van de opdrachtgever (het gaat om zijn behoeften!). Samen met de opdrachtgever kom je tot een lijst van zaken die beter kunnen en misschien wordt er ook al wel verkend hoe deze verbeteringen kunnen worden opgepakt. Dat is een prima aanpak. Trap echter niet in de valkuil je als auditor ook met de verbetering zelf te bemoeien. Maak daarom heldere afspraken over wat er beter kan en spreek deadlines af. Laat daarna los en geef de opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering. Schenk daarbij vertrouwen door zekerheid uit te stralen over de kans van slagen: dat is vaak net dat steuntje in de rug dat de ander nodig heeft om over de verbeterdrempel te stappen.

7. Deel resultaten en beloon verbeterstapjes
Wil je de veilige auditcultuur verder aanjagen tot een echte verbetercultuur? Maak de resultaten van interne audits dan transparant/zichtbaar en 'benchmarkable'. Bijvoorbeeld via een fysieke nieuwsbrief of via een startpagina binnen het auditsysteem waar iedereen de successen rondom interne audits kan terugvinden. Vergeet daarbij niet elk verbeterstapje - hoe klein ook - te belonen.Wil je nog een stapje verder gaan? Nodig medewerkers dan actief uit mee te denken over de manier waarop interne audits nog beter kunnen worden ingezet om de organisatie aan te zetten tot verbetering, bijvoorbeeld door het auditsysteem uit te breiden met een onlineverbetercommunity die de dialoog faciliteert over de grenzen van afdelingen heen.

Bron: Smile - Work Improvement Matters


Terug