Print pagina

Wie schrijft die blijft –reportage 73e themabijeenkomst 20 juni 2013 TQ©


20 juni 2013

Tekst-review.nl

Processen goed laten verlopen en projecten succesvol afronden, dat is de uitdaging van kwaliteitsprofessionals. Kwetsbare schakel is vaak de informatieoverdracht via rapporten, notulen, handboeken en gebruiksaanwijzingen. Hoe kunnen we daarin ons verhaal zonder misverstanden overbrengen? Hoe bepaal je wat je moet vastleggen en hoe schrijf je het goed op? Review uw teksten samen! Een verslag van de 72e themabijeenkomst van Twente Quality Centre.

We werken dikwijls samen met mensen van verschillende disciplines en steeds vaker halen organisaties er externe deskundigen bij. Ieder teamlid voegt vanuit zijn specialisme toe wat hij/zij relevant vindt. Het risico van spraakverwarring wordt steeds groter. We hebben de neiging om ervan uit te gaan dat de ander ons wel begrijpt. Als dan aan het eind van de rit het resultaat niet voldoet, moeten we fouten herstellen. Door tijdsdruk ontstaan nieuwe fouten. Dit kost per definitie tijd en geld. Mensen willen graag betrokken zijn bij het opstellen van nieuwe werkwijzen. Betrek hen dan ook bij het beoordelen van documenten op juistheid, compleetheid en duidelijkheid.
Karel van Zanten, spreker op deze themabijeenkomst, is specialist in het reviewen van teksten. “Mijn ervaring is dat organisaties pas hun werkwijze veranderen als ze zich bewust zijn van de verspilling die ontstaat door miscommunicatie.” Zijn ervaring is ook dat reviewen loont: “je voorkomt er zoveel fouten en schades mee, dat je het ruim terugverdient.”

Karel van Zanten ontwikkelde een tool die het review-proces structureert en stroomlijnt. “Teksten moeten juist, volledig en duidelijk zijn. Zonder overbodige informatie die voor misverstanden zorgen. Hoe eerder in het project een fout is gemaakt, hoe verder je in het project terug moet om de fout te herstellen. Dit kost erg veel tijd, manuren en materiaal. Als er in een handboek of gebruiksaanwijzing een fout staat, is er grote kans op schade. Hoe zorg je ervoor dat jouw documenten goed zijn? Voer je eigen gebruiksaanwijzingen eens uit. Leg je handleiding voor aan de mensen van de productieafdeling die hem gaan gebruiken. Vraag de monteur om commentaar om het document te verbeteren. Of laat hem zelf zijn handleiding schrijven.”

Tekst-review.nl
Via de website www.tekst-review.nl kunt u samen met meerdere collega’s zijn review-tool gebruiken. De methode is breed toepasbaar, bijvoorbeeld bij het maken en verbeteren van
• handleidingen voor gebruik en installatie van producten
• praktische en wetenschappelijke teksten
• kwaliteitshandboeken en procedurebeschrijvingen voor intern gebruik
• specificaties voor apparatuur en software

Karel van Zanten: “Als je met een groep een tekst bekijkt, haal je er veel meer uit. Iedereen bekijkt het vanuit zijn eigen invalshoek. Hoe meer opmerkingen een auteur krijgt, hoe meer aangrijpingspunten er zijn om de tekst te verbeteren. Ga niet in discussie, maar noem alleen de punten op waar je over struikelt. Je wilt de schrijver wel ‘aan boord’ houden, dus ga elkaar niet afbranden. Haal eerst de grove hark en daarna de stofkam erdoor. Begin dus met de opbouw, samenhang en de bedoeling van het stuk, en ga daarna gedetailleerd met de tekst aan de slag. Zorgvuldigheid loont, en dat geldt ook voor de puntkomma’s. Als je alle ‘spelers’ respecteert, ontstaat commitment en samenwerking. Ze handelen dan automatisch in de geest van het document.”


Terug