Print pagina

Compliance vanuit operationeel en bedrijfsjuridisch perspectief – reportage 72e themabijeenkomst 27 maart 2012 TQ©


Kleine ondernemers krijgen grote problemen
37% van het MKB kampt met serieuze juridische problemen
Aan de slag
‘Het gebeurt mij niet, maar de buurman’
Taal van de onderneming
‘Sowieso de sigaar als er wat gebeurt’
Voedingsbodem voor risico-analyse

Of uw organisatie nu klein is of groot: u moet voldoen aan allerlei wetten, regels en normen. Sterker nog: we horen zelf maatregelen te nemen om compliant te zijn. Het begrip ‘compliance’ omvat alles wat wettelijk en wenselijk is. Maar wat levert het nog meer op dan het voorkomen van boetes? Waarom zouden we onze bedrijfsprocessen juridisch onder controle willen hebben? Op deze themabijeenkomst van Twente Quality Centre lieten Antoni Brack en Robert Statema zien waarom goed juridisch management uw bedrijf sterker maakt, zowel financieel als concurrentieel. Deze doorgewinterde experts in juridisch risicomanagement hielden een pleidooi om juridische problemen te voorkomen in plaats van te repareren.

Kleine ondernemers krijgen grote problemen
Antoni Brack, hoogleraar Bedrijfsrecht en juridisch consultant bij TQC, noemt vier argumenten om te werken aan compliance: financieel voordeel, concurrentieel voordeel, horizontaal toezicht en het griffierecht. “Je komt gegarandeerd in de problemen als je geen juridische maatregelen neemt. Het is daarom veel goedkoper om problemen te voorkomen dan om de oplossing ervan uit te besteden. Met compliance kunt u ook uw concurrentiepositie verbeteren. Aandacht besteden aan juridisch management zorgt immers voor een hogere kwaliteit en meer klanttevredenheid. De concurrentiekracht op de korte en lange termijn zal verbeteren, zeker omdat nog maar erg weinig bedrijven zich hiermee bezighouden. Mijn derde argument gaat over het horizontaal toezicht. Vroeger liep er een veldwachter rond, die je bekeurde als er iets niet door de beugel kon. Dat was verticaal toezicht. Tegenwoordig is er handhaving op basis van vertrouwen in integriteit en verantwoordelijkheid, oftewel horizontaal toezicht. Praktisch houdt dit in dat de belastingdienst convenanten afsluit met grote ondernemingen, die vervolgens hun zaken volgens de wensen van de belastingdienst inrichten. Als deze erop vertrouwt dat het allemaal goed geregeld is, gaat de controle omlaag.”
Blijft over: het argument van het griffierecht, dat Antoni sinds kort aan zijn rijtje toevoegt - met de aantekening dat verhoging ervan op losse schroeven staat. Op 3 april 2012 kwam namelijk in het nieuws dat de Senaat het voorstel hierover tegenhoudt. De Tweede Kamer zal het voorstel fundamenteel moeten aanpassen om de Senaat alsnog te overtuigen. Antoni Brack: “Als de politiek haar zin krijgt in het verhogen van de griffierechten, wordt procederen zo duur dat mensen zullen besluiten om het maar te laten zitten. Met andere woorden: kleine ondernemers krijgen grote problemen.”
Top

37% van het MKB kampt met serieuze juridische problemen
Maar over welke en hoeveel problemen hebben we het nu concreet? Marnix Croes van de Universiteit Utrecht ontdekte onlangs dat zo’n 37% van het MKB met serieuze juridische problemen kampt (zie publicatie in Utrecht Law Review, januari 2012). Dat is nogal wat, zeker als je weet dat meer dan 99% van het Nederlands bedrijfsleven behoort tot het MKB. Antoni Brack: “Het gaat om ernstige problemen waarvoor juristen, deurwaarders of advocaten nodig zijn. Verreweg de grootste helft gaat over betaling van verkochte goederen en de andere helft gaat over de kwaliteit, hoeveelheid en aflevering van gekochte goederen en diensten. Dus degenen die iets leveren, krijgen gelazer over de betaling en degenen die kopen, klagen over kwaliteit en levering. Bij een kwart van deze gevallen wordt besloten om een juridische deskundige in te schakelen. 25% daarvan zoekt die hulp bij een branchevereniging, 25% bij een advocaat of notaris en de rest gaat naar een juridisch adviseur, deurwaarder, incassobureau of rechtsbijstandverzekeraar. De grootste groep bestaat dus uit ondernemers die vinden dat ze geen juridische hulp nodig hebben en het zelf willen oplossen. Dat kan zijn omdat het ze teveel tijd of geld kost of omdat ze denken dat er toch niks te halen valt, bijvoorbeeld bij een bedrijf dat failliet gaat.”
Hoe lossen deze doe-het-zelvers hun problemen dan op? “Bij conflicten met de overheidsdiensten sluiten ze een deal met de tegenpartij. Als het gaat om klachten over verkochte goederen, komt er een schikking met de klant.”
Top

Aan de slag
Omdat de traditionele juridische dienstverlening niet preventief werkt - advocaten en notarissen zijn reactief ‘opgevoed’ – adviseert Antoni Brack om als ondernemer zelf juridische problemen te voorkomen. Maar dan moet je wel eerst de risico’s opsporen. Dit kan goedkoop en snel met zijn Bedrijfsjuridische zelftest. Maar je kunt het ook zelf uitzoeken met het handboek ‘Proactive Law for Managers’ van George Siedel en Helena Haapio. Zij bundelden hun gedachtegoed om aandacht te krijgen voor preventie (zie Nat'l Center for Preventive Law en Nordic School of Proactive Law). Antoni, die zegt het boek bijna van buiten te kennen, vindt het een echte aanrader voor ondernemers die niet naar een advocaat of notaris willen gaan.

Robert Statema, bedrijfskundige en gespecialiseerd in risicomanagement en verzekeringen, bekijkt juridische risico’s vanuit een andere hoek. “Mijn insteek is om vanuit het operationele management te kijken naar het identificeren en beheersen van risico’s. Ik kijk naar de processen, waarin risico’s worden afgewogen tegen de doelstellingen van je bedrijf, en hoe je daarmee omgaat. Je kunt ze beleidsmatig en juridisch, dus top-down aanpakken, maar ook bottom-up door een draagvlak en commitment te creëren. Als je intern een bepaalde ethiek uitstraalt, kun je dat ook naar buiten toe uitstralen en wordt je een gerespecteerde businesspartner die niet bij ieder probleem naar een advocaat stapt. Je creëert daarmee ook een cultuur waarin mensen vooraf meedenken om problemen te voorkomen. Je voorkomt er paniekreacties mee.”
Top

‘Het gebeurt mij niet, maar de buurman’
Robert Statema vindt dat er veel opportunisme is bij ondernemers en dat bedrijven hun juridische bedrijfsvoering over het algemeen niet onder controle hebben. “Het denken in termen van risico’s is slecht ontwikkeld. Ondernemers weten meestal weinig of niets over het ‘schadeverleden’ van uit de hand gelopen risico’s. Ze rekenen de risico’s te weinig door en helaas denkt ook de ondernemer: het gebeurt mij niet, maar de buurman. Bedrijven schuilen zich vaak achter het onderhoudscontract of ze denken: daar heb ik toch een verzekering voor, maar vervolgens weten ze niet waarvoor ze verzekerd zijn. Mijn ervaring is dat de bedrijven waar iets uit de hand is gelopen, hun zaken het best voor elkaar hebben. Zij anticiperen bij hun productontwikkeling op markt- en milieurisico’s.”
De economische crisis zorgt ervoor dat veel bedrijven besparen op technisch onderhoud. “Bedrijven houden te weinig rekening met technisch onderhoud, en achterstallig onderhoud leidt tot schade. Daar komt bij dat ondernemers de onderhoudsduur vaak onderschatten. Ze verwachten dat het in 2 tot 3 dagen is geklaard, maar soms zijn ze er in werkelijkheid 4 tot 6 weken mee zoet. Om een gefundeerde beslissing te nemen, is het handig om de verdiencapaciteit van de machines af te zetten tegen het risico en bijvoorbeeld de kosten of de tijd. Als je een bank kunt laten zien dat je in control bent, zal deze het rentetarief wellicht verlagen omdat hierin een variabel risico-opslag zit. Je kunt dan bij een verzekeraar ook een lagere premie bedingen.”
Top

Taal van de onderneming
Stap één van risicomanagement is het identificeren van risico’s en stap twee het beheersen ervan. Degenen die je hierbij het beste kunt betrekken zijn de mensen op de werkvloer, de afdelingshoofden, de productiemanager en de manager van de verkoopafdeling. Robert benadrukt om de ‘taal van de onderneming’ te gebruiken. “Dat leidt tot bewustwording en het besef dat je product zowel technisch als commercieel goed moet zijn.” Belangrijk in de analyse bij het vaststellen van de risico’s is volgens hem om de risico’s te berekenen in termen van ‘verliezen’. “Als er wat fout gaat denken managers vaak dat het wel goed komt. Maar als je samen rond de tafel gaat zitten en het risico probeert te vertalen naar geld, tijd of uitval, dan concretiseer je het en dat voorkomt uiteindelijk heel veel problemen.”
De laatste twee jaar wordt het toezicht in Nederland steeds strenger, er komen meer en meer claims en de bestuurders worden steeds vaker persoonlijk aansprakelijk gesteld voor het niet goed inbedden van risicomanagement. Robert Statema raadt daarom aan om meer betrokkenheid te creëren, betere afspraken te maken met klanten, te zorgen dat je compliant en proactief bent.
Top

‘Sowieso de sigaar als er wat gebeurt’
De processen in een organisatie vergelijkt Robert Statema met een black box. “Het is interessant om samen met het bedrijf te kijken naar wat er kan gebeuren als er wat fout gaat in die box. Ondernemers komen er dan achter wat voor impact iets heeft en dat ze maar beter reserveonderdelen of een extra machine bij de hand kunnen hebben. Een systeem dat te lang plat ligt, zorgt vaak voor meer verlies dan de kosten van een extra machine. Je kunt het beste je risico’s spreiden.”
Aan de hand van een lesje risicoberekening laat hij zien hoe belangrijk het is om te concretiseren. “Algemeen geldt: risico = kans x effect. Veel ondernemers denken dat de kans zo klein is, dat ze het risico kunnen verwaarlozen. Maar als het effect groot is, ben je sowieso de sigaar als er wat gebeurt. Risicomanagement is dus zeker geen kansloze zaak.” Robert waarschuwt dat als je je alleen maar concentreert op de kansen en niet op de effecten, je grote risico’s loopt tot faillissement aan toe. “Ik heb onderzoek gedaan bij banken en er zijn er maar weinig die een risicoanalyse maken van een investeringsvoorstel. Ze kijken puur naar de cashflow en niet naar wat er fout kan gaan. Ik ken een bedrijf dat anderhalf miljoen euro investeerde in een compleet nieuwe spuitlijn, die na installering niet werkte. Op de datum van de oplevering begon wel de afbetaling van de lening, terwijl er geen omzet was. Het bedrijf kwam daardoor in de problemen. Mijn advies bij een dusdanig grote investering is om van tevoren met de bank de korte en lange termijn risico’s op een rijtje te zetten en de financiële structuur en reserves van je bedrijf onder de loep te nemen. Grotere bedrijven zouden een contractmanager moeten aanstellen voor deze taak.” Volgens de aanwezigen - de meesten zijn kwaliteitsprofessionals - kun je het black box-verhaal tackelen als de kwaliteitsmanager het kwaliteitssysteem ISO 9001 koppelt aan risicomanagement. Robert benadrukt om de risico’s dan wel te kwantificeren.
Top

Voedingsbodem voor risico-analyse
Gastheer Gerard Berendsen: “Risico’s in kaart brengen is één kant van het verhaal. Over blijft de vraag hoe je die risico’s gaat voorkomen. Daarvoor zul je ze moeten analyseren en dat kan het beste door die black box open te breken en elk onderdeel stuk voor stuk te beoordelen. De invalshoeken waar we naar gaan kijken zijn de leverbetrouwbaarheid, levertijd-betrouwbaarheid, juridische aspecten en financiële risico’s.” Vraag aan de deelnemers om in groepjes deze punten in hun organisatie onder de loep te nemen: “We willen graag horen hoe het er binnen jullie organisatie aan toe gaat. Hoe serieus neem je risicomanagement? Hoe overtuigen we degenen die een beslissing moeten nemen? Weten we wel hoe groot de risico’s zijn die we lopen – met andere woorden: kun je ‘s nachts wel rustig slapen?”

De diversiteit binnen de groep bleek weer een prima voedingsbodem voor een levendige discussie, waaruit interessante zaken naar voren kwamen:
● Het is misschien een open deur, maar daarom niet minder belangrijk: als je risico’s wilt beheersen, moet je doen wat je afspreekt, en andersom.
● Het gaat erom dat je álle risico’s zoekt, ook die je had kunnen weten. Als je kunt weten dat je met schadelijke stoffen werkt, wordt je geacht daar rekening mee te houden. Eigenlijk staat of valt compliance met de snelheid waarmee je externe informatie aan je organisatie kunt koppelen. In de voedingsindustrie doe je dat met het HACCP- en in de technische industrie met het FMEA-model. HACCP staat voor Hazard Analysis Critical Control Points. Hiermee worden (potentiële) gevaren voor de voedselveiligheid op systematische wijze geïdentificeerd, geëvalueerd en beheerst in plaats van achteraf gecontroleerd. Met FMEA, voluit Failure Mode and Effect Analysis, ga je na wat het effect is van het falen op het functioneren van (deel)systemen.
● Over keurmerken en ethiek: nemen we genoegen met het basisniveau of doe je meer dan een keurmerk vereist? Nemen we genoegen met bijvoorbeeld de standaard emissienorm of leggen we de lat iets hoger en proberen we de concurrent voor te zijn? De echte ethische vraag is dan: doen we dit ook als er niets mee te verdienen valt - zelfs niet als er geen beloning zoals een lagere risicopremie tegenover staat? Je hebt een keurmerk nodig om op de markt te komen. Maar we proberen steeds de grenzen op te zoeken van wat mogelijk is: klein, goedkoop, milieuvriendelijk, snel leverbaar, enzovoort. Al die variabelen komen dan bij elkaar en als we beter dan de concurrent zijn, hebben we een marktvoordeel. De markteisen bepalen hoe serieus we dit spel spelen.
● Zaken zijn niet altijd voorspelbaar. Door ons bewustwordingsproces maken we soms een heel andere, onverwachte keuze, die niet was afgedekt in een risicoanalyse of die niet beantwoord aan de eisen. Met de nieuwe kennis kun je dan weer de analyse of criteria updaten.
● Over certificaten: laat niet alles afhangen van het wel/niet aanwezig zijn van certificaten! Soms zegt mensenkennis en vertrouwen meer.
● Een lesje aansprakelijkheid van Antoni Brack: “Wat voor ingenieurs en kwaliteitsprofessionals misschien hetzelfde is, is voor juristen een heel verschillende wereld. Zo is er een groot verschil tussen aansprakelijkheid voor gebrekkige producten en voor gebrekkige dienstverlening. Het is veel moeilijker om grip te krijgen op een slecht presterende docent dan op een slecht product. Diensten zijn veel lastiger te definiëren. Er is ook een verschil tussen contracterende aansprakelijkheid en de aansprakelijkheid ten opzichte van derden. Met derden bedoelen we bijvoorbeeld cursisten. Jij kan wel tevreden zijn over een docent, maar als de cursisten dat niet zijn, heb je te maken met een andere aansprakelijkheid.”
● Tips over risico’s op het vlak van inkoop: je moet goed communiceren met leveranciers over de verwachtingen die je zelf creëert; vermijd een te grote afhankelijkheid van één leverancier; een certificaat is belangrijk voor diens betrouwbaarheid; stel criteria op voor het goed inschatten van een leverancier.

Gerard Berendsen: “Eigenlijk zijn we op zoek naar 100% zekerheid, maar dat krijgen we niet. We moeten leren leven met onzekerheid, maar we zijn na vandaag steeds beter in staat om die onzekerheid in toenemende mate af te dekken. De black box-benadering is een rationele. Er is ook een andere dimensie, die van vertrouwen en de kracht van de relatie. Het hebben van onderlinge afspraken en erop kunnen vertrouwen dat deze ook echt worden nagekomen, is belangrijker dan ondertekende contracten. Zeker in sommige landen. Maar hoe stel je vast of een partij betrouwbaar is? Met andere woorden: hoe ga je met risicomanagement om in jouw relaties?” Een interessante insteek voor een volgende themabijeenkomst.
Top


Terug