Print pagina

Hoe Lean is uw ICT? - reportage 57e themabijeenkomst 25 september 2007 TQ©


ICT voor Lean of Lean voor ICT?
ICT voor Lean
Zeven plus één verspillingen
Lean voor ICT
Gewoon doen!
Creëer draagvlak

Werken aan Lean is werken aan kwaliteit. Want door het invoeren ervan richt je de organisatie efficiënter in en ga je slimmer werken, niet harder. Lean (Engels voor ‘slank’) betekent met zo weinig mogelijk middelen zoveel mogelijk bereiken. Het komt erop neer dat je verspillingen opspoort en elimineert. Uiteindelijk bereik je meer met minder geld en in minder tijd. Tijdens de 57e themabijeenkomst van Twente Quality Centre boeide Gerrit Vixseboxse, door TQC gevraagd vanwege zijn ruime ervaring in ICT en logistiek, de aanwezigen met een interactieve presentatie, aangevuld met praktijkvoorbeelden van Gerard Berendsen.

Gerrit Vixseboxse associeert Lean met een olievlek: het verspreidde zich jaren geleden op de productievloer en vervolgens is het ingeburgerd in de financiële hoek en marketing & sales. Volgens Gerrit Vixseboxse is de combi Lean-ICT nieuw. Hij is het nooit tegengekomen in organisaties en ‘googelen’ op internet leverde geen treffers op. Samen met de deelnemers concludeerde hij dat dat wellicht komt doordat de informatietechnologie een weinig transparant hulpmiddel is: niet tastbaar, nauwelijks zichtbaar en daarom moeilijk te beoordelen wat waarde toevoegt en wat niet. In de automatisering past men Lean dus nog nauwelijks toe, terwijl het toch geschikt is voor het vereenvoudigen ervan.
Hoe complexer de software, hoe afhankelijker je wordt van de computer en de softwareleverancier. Voorbeelden van ICT-verspillingen die de organisatie veel tijd kosten, zijn de enorme hoeveelheden cc-mailtjes in organisaties, bonnen die in bakjes liggen te wachten op parafen van managers, foute gegevens, dubbele registraties, wachttijden bij de helpdesk en standaard rapportages waar niemand meer om vraagt.
Top

ICT voor Lean of Lean voor ICT?
‘Als het maar werkt.’ Wie heeft zichzelf nog niet betrapt op dit motto? Het neigt naar gemakzucht waardoor we niet altijd kritisch zijn over ‘hoe het werkt’ en ongemerkt veel tijd verspillen aan zaken die beter, sneller en dus efficiënter kunnen.
Om de aanwezigen in te wijden in de Lean ICT-wereld, benaderde Gerrit Vixseboxse het thema van twee kanten: ‘ICT voor Lean’ en ‘Lean voor ICT’. ‘ICT voor Lean’ gaat om het uitbannen van verspillingen met behulp van automatisering en/of informatisering. In dit geval zoek je ze in het hele organisatieproces. Het gaat hier dus niet om ICT-verkwistingen, in tegenstelling tot die bij ‘Lean voor ICT’, waarbij je juist verspillingen in ICT-processen wegwerkt. Wat voor verkwisting het ook is, in vakjargon zijn het altijd ‘niet waarde toevoegende activiteiten’ die je eerst moet signaleren, dan reguleren en uiteindelijk overbodig maken.
Top

ICT voor Lean
Wat betekent Lean eigenlijk voor ICT? Om dat duidelijk te maken, gebruikte Gerrit een Business Case van een middelgroot metaalbedrijf dat onderdelen en samenstellingen produceert op klantorder. Het proces bestaat uit de fasen: marketing, acquisitie, voorbereiding, uitvoering, verzending (after sales) en analyse. Wat ging er volgens Gerrit Vixseboxse zoal fout? Of in de context van deze bijeenkomst: welke tekortkomingen hebben te maken met ICT? Enkele voorbeelden: slechts 25% van de orders waren compleet foutloos, de scoringskans van de offertes was te laag, men wist niet hoeveel offertes nodig waren voor een goede bezetting, men moest alle gegevens opnieuw invullen als een offerte tot een order leidde, er waren onduidelijke specificaties en onduidelijkheid over wie de klant vertelde dat ze de levertijd niet haalden. Bij de uitvoering werd het materiaal niet op tijd geleverd, er was capaciteit te weinig, tijdverspilling door handmatige invoer van productieregistraties, en de verzending was bijna altijd op het laatste nippertje.
Maar waar het uiteindelijk om draait, zijn de kansen voor efficiënter werken. Gerrit liet zien dat ze vooral tussen de fasen liggen, oftewel in de schakels: er is veel dubbel werk doordat het werk van de voorgaande fase overgedaan wordt, men is veel tijd bezig met het herstellen van fouten uit de voorgaande fase, de voorgaande afdeling kent het werk van de volgende afdeling niet en de proceskennis ligt niet vast in de computer.
Top

Zeven plus één verspillingen
In de literatuur over Lean zijn zeven soorten verspillingen bekend. Sommige deskundigen, zoals Gerrit Vixseboxse, voegen soms een achtste toe. Maar de puristen vinden dat dat niet hoort. Vandaar een compromis op deze TQC-bijeenkomst: ‘zeven plus één’ categorieën (zie tabel). De aanwezigen werd gevraagd om in groepjes ICT-verspillingen te zoeken in hun eigen werkomgeving en die vervolgens te categoriseren. Gerrit Vixseboxse benadrukte dat het er eigenlijk niet toe doet, in welke categorie je ze stopt, als je ze maar herkent en uitbant. En zo komen er nog meer concrete voorbeelden boven tafel:
 

 

Categorie ICT-verspilling

Voorbeelden

1  

Wachttijd

teveel tijd tussen acquisitiegesprek en offerte; in order is contactpersoon niet bekend; wachttijd bij Helpdesk; doorlooptijd rapportages; gegevensinvoer lang na het echte werk

2

Gebrekkig werk

ontwerp is niet goed; product is nog niet af, maar op papier al verkocht; niet-traceerbare voorraden in administratie; definitieverschillen

3

Overproductie

te veel ongevraagde gegevens (teveel modules in de software en teveel gebuikers)

4

Transport

bonnen-bakjes stroom, ‘adidas-netwerk’ (verwijzing naar de bekende sportschoenen: personeel wandelt te veel rond voor onderling overleg)

5

Procesinrichting

‘maandag ½ 9’ cultuur; dubbele registraties (in Excel en MARAP); onnodig handmatig handelen; fiat over een beslissing niet gegeven

6

Voorraad

Onvoldoende voorraad brengt leverantie in gevaar

7

Onnodige beweging

Bestaand product opnieuw ontwikkeld; registratie omwille van het systeem, te veel ‘bonnenstromen’

8

Verlies van kennis

Opnieuw uitvinden; kennis blijft alleen in het hoofd

Maar gelukkig is er ook hulp voor al deze ongemakken: computerprogramma’s die je voor Lean-initiatieven kunt inzetten. Het zijn tools voor het uitvoeren van metingen, voor monitoring en managing. Hierbij kun je denken aan elektronische kanbans (signaleringssysteem met kaartjes), ERP + BI (Entreprise Resource Planning resp. Business Intelligence) voor kanban-berekeningen, On-Demand Business Intelligence, Pull-based Scheduling and Heijunka, Adaptive Scheduling Based on Shop Floor Scanning, Build-to-Replenishment (BTR) Management & Execution, en als laatste Lean indicatoren zoals voorraden, wachttijden, leversnelheid / betrouwbaarheid, afkeur / rework en wijzigingen.
Een indrukwekkende lijst, waarmee Gerrit Vixseboxse de aanwezigen liet inzien dat we ‘verzuipen in de informatie en geen beslissing meer kunnen nemen’. Kortom, we zien door de bomen het bos niet meer. Maar voordelen kennen ze wel. Ze kunnen onder meer zorgen voor een kortere levertijd, snellere reactie op veranderingen in de vraag, kleinere inventaris, hogere klantvriendelijkheid en niet minder belangrijk: ze helpen je in het volharden bij het werken met Lean.
Top

Lean voor ICT
‘Dat systeem heeft al genoeg geld gekost en nu hebben we ook nog extra mensen nodig! Maar wat heb ik er nu aan?’ ‘Mag ik mijn ‘sigarendoosje’ weer terug?’ ‘De informatie is te laat om te sturen en te gebrekkig om te analyseren.’ ‘Gebruiken we alle ‘users’ en alle ICT-modules wel?’ Citaten die menigeen herkent bij het invoeren van nieuwe computersoftware. De intentie is dat we bedrijfsgegevens en -processen op zo’n manier automatiseren, dat de prestaties verbeteren. En het liefst via Lean, waardoor we vanzelf belanden bij ‘Lean voor ICT’: we willen voorkomen dat het gebruik van het uitverkoren informatiesysteem de zwakke schakel is, die talloze verspillingen op haar geweten heeft. Het lijstje met de acht verspillingen kun je ook loslaten op ICT-processen: waar zitten ze verstopt? Welke zijn het? Hoe kunnen we ze uitbannen? Met deze vragen gingen de deelnemers aan de slag en weer waren ze zeer inventief in het vinden van voorbeelden. Een bloemlezing:

  • Wachttijdprobleem: het wachten op werk door te late aanlevering van specificaties
  • Gebrekkig werk en gebrek aan klantgerichtheid: de systeembeheerders vormen een eiland; woorden uit de mond van de systeembeheerder: “de klant weet niet wat ie wil”
  • Gebrekkig werk: te late verwerking van urendeclaraties waardoor de organisatie in de knel komt (gebruikers van een systeem voelen zich niet betrokken doordat ze niet betrokken worden in het proces)
  • Onnodige bewegingen: het besteden van te veel tijd aan een Power Point-presentatie  (Gerrit stak de hand in eigen boezem: hij was in totaal een hele dag bezig geweest voor vandaag!)
  • ‘Single log on systeem’: de automatisering zo inrichten dat niet voor iedere applicatie een ander wachtwoord nodig is
  • ‘Single data entry’: eenmalig invoeren van gegevens (denk aan bouwaanvragen, belastingaangifte, aanvraag voor studiebeurs bij meerdere kinderen per gezin)
    Top

Gewoon doen!
Maar hoe voer je Lean ICT nu in? “Lean is meer een manier van denken, dan een systeem. Het invoeren is een lange weg en houdt nooit op.” Gerrit Vixseboxse benadrukt dat het niets heeft te maken met mean (‘gemeen’), waar mensen het wel eens mee associëren. Want Lean heeft niets met ontslagrondes van doen. “Kijk gewoon eens welke verspilling er is. Wat zou er gebeuren als we stoppen met antwoord geven op mailtjes? Welke gegevens gaan we niet meer registeren? Praat met elkaar. Gebruik ervaringen van anderen.” De truc zit ‘m in het doen. Al is het maar iets kleins. Belangrijk is dat je de managing director meekrijgt. Want invoeren van Lean is een cultuuromslag: vaak lukt het pas na vijf keer praten om de mensen met je mee te krijgen. Een aanwezige schiet in de lach, want het invoeren van Lean op zichzelf gebeurt dus niet erg lean…..
Maar de resultaten van Lean ICT liegen er niet om: minder gegevensinvoer èn minder fouten tijdens het invoeren, minder rapportages, gegevensinterpretaties, licentie- en userkosten, minder ICT-beheer, snellere en meer doelgerichte informatie.
Top

Creëer draagvlak
Tot slot vatte Gerard Berendsen de bijeenkomst samen: “ICT is in wezen een technologie om verandering in te zetten. Het kennen van de bedrijfsprocessen is de crux. Als mensen ICT krijgen aangeboden, moeten ze er ook daadwerkelijk mee gaan werken. We hebben te maken met systeembeheerders en gebruikers. Hoe zit het met de interne klant-leverancier-relatie? Zitten die wel om de tafel om zaken te bespreken? Zet het onderwerp Lean op de agenda! Bij het inzetten van Lean is daarom een juiste invoeringsstrategie belangrijk. Je moet weten wat je ermee wilt bereiken. Pas dan is het ook uit te leggen aan je achterban, kun je mensen erbij betrekken en creëer je draagvlak.” Kortom, de voorwaarden zijn procesgericht denken, juist leiderschap, communicatie, cultuur en resultaatgericht denken en: GEWOON DOEN!
Top


Terug