Print pagina

Hoeveel informatie kan een manager aan?


Of:
Het managementdashboard kan simpeler

Managers beschikken over systemen voor prestatiemanagement die moeiteloos grote aantallen gegevens over hun organisaties produceren. Zo'n systeem levert via een overzichtelijk managementdashboard de nodige stuurinformatie voor de organisatie. Op dat dashboard ziet de manager onmiddellijk welke probleemgebieden aandacht nodig hebben en kan hij/zij prioriteiten stellen. Er gaat dus weinig tijd verloren aan analyse van de rapportage. Maar lang niet altijd blijken managers hiervan te profiteren.

In het industriële tijdperk was de span of control een belangrijke bedrijfskundige kwestie: aan hoeveel medewerkers kan een manager nog goed leiding geven? In het huidige informatietijdperk is de span of information control erbij gekomen. Onlangs is onderzoek gedaan naar het aantal indicatoren waarmee een manager zijn/haar organisatie goed kan besturen zonder last te krijgen van een overload aan informatie. Teveel gegevens werkt vermoedelijk contraproductief. Het betrof een digitale enquête die door 325 managers is ingevuld. Overwegend kwamen de respondenten uit de zakelijke dienstverlening (130), de overheid (61), de industrie (39) en de zorg (34). Bijna driekwart van de respondenten werkt binnen een organisatie met meer dan 50 medewerkers. Het zijn overwegend directeuren, lijnmanagers en hoofden van stafafdelingen.

Uit het onderzoek blijkt dat managers een sterke behoefte hebben om te focussen. Er is een groep respondenten die circa 5 indicatoren wil gebruiken, en er is een groep die naar circa 10 indicatoren streeft. Het blijkt daarbij veelal te gaan om 4-6 dezelfde meetgebieden. Daarnaast zetten managers steeds vaker een vraagteken bij de relevantie van de informatie. Zij zijn niet tevreden over hun huidige management dashboard: het moet duidelijker, gerichter en compacter. Kortom: het moet simpeler.
En daarmee lijkt de stelling van Miller uit 1959 nog niets aan actualiteit te hebben ingeboet: het magische getal van te hanteren prestatie-indicatoren is 7 plus of min 2, afhankelijk van de situatie.

Enkele voorbeelden uit het onderzoek:

  • Een topmanager van een verzekeringsmaatschappij krijgt maandelijks de nieuwe stand van 80 indicatoren door. Hij heeft opdracht gegeven dit naar 30 terug te brengen.
  • Een leidinggevende bespreekt met zijn medewerkers wekelijks de prestaties van het team tijdens het werkoverleg. De teamprestatie wordt gemeten met 12 indicatoren. In de praktijk blijkt dat steeds dezelfde 7 indicatoren tot bijsturing leiden. De andere 5 raken buiten beeld.
  • Een clustermanager in een ziekenhuis ontvangt een uitgebreide rapportage met meer dan 40 indicatoren. Hiervan gebruikt hij er vijf. Deze hebben betrekking op de inzet van personeel en het ziekteverzuim.
  • Bij de overheid is het beeld overigens niet anders. Illustratief is dat bij evaluatief onderzoek naar het functioneren van de nieuwe VBTB-budgetteringsystematiek is gebleken, dat kamerleden moeite hebben het aanbod aan informatie te verwerken. VBTB ('Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording') staat voor het koppelen van beleid, prestaties en geld in een begroting. Dit betekent dat de hoofdlijnen van het beleid gekoppeld worden aan budgetten.

Bron: Holland Consulting Group, download artikel (860 kB)


Terug