Print pagina

Bondgenoten in Concurrentie: samenwerking die werkt! – reportage 65e themabijeenkomst 22 september 2009 TQ©


Harde en zachte tools
Brainstorm
Combinatie zorgt voor succes

Met de vorming van strategische samenwerkingsverbanden kunnen organisaties hun concurrentiepositie verhogen. Gebleken is dat bondgenoten succesvoller zijn in het overleven van (extreme) prestatiedruk en concurrentie. Maar ondanks dat slaagt slechts de helft van het aantal samenwerkende organisaties echt. Onderzocht is of bondgenoten bij het bereiken van hun doelen baat hebben bij instrumenten en technieken voor continue verbetering. Op de 65e themabijeenkomst van Twente Quality Centre presenteerde Gerard Berendsen vanuit zijn positie als lector aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) de resultaten van een landelijk onderzoek naar het gebruik van verbeterinstrumenten door samenwerkende organisaties.

Harde en zachte tools
Vraagstukken kunnen zo complex zijn dat een organisatie ze niet meer op eigen kracht kan oplossen. Dat is een van de redenen dat bedrijven en non-profit organisaties samenwerken. Doelen zijn onder meer klanten en opdrachtgevers beter bedienen en efficiënter produceren. Dat gaat echter niet vanzelf. Het aangaan van bondgenootschappen vraagt veel tijd en energie. Je wilt immers de goede keuzes maken.
Samenwerking is een vak op zich waarvoor specifieke kennis en vaardigheden nodig zijn. Uitblinken stelt eisen aan organisaties en hun partners en vraagt een gezamenlijke kwaliteitsimpuls. Wie zoekt u daarvoor uit? Welke kwaliteiten zijn nodig om het doel te behalen? En hoe optimaliseert u de samenwerking en leert u van de opgedane ervaringen? Het zijn relevante vragen waar u in de praktijk van het samenwerken mee te maken krijgt.
Na het aangaan van een bondgenootschap is het continu verbeteren van de samenwerking noodzakelijk om tot een optimale prestatie te komen. Het staat buiten kijf dat het gebruik van instrumenten en technieken (tools) voor continue verbetering binnen een zelfstandige organisatie effectief is. Onderzoekers van de HAN hebben afgelopen jaren het effect onderzocht van het gebruik ervan door samenwerkende organisaties. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen ‘harde’ (procesgerichte) en ‘zachte’ tools (gericht op menselijke aspecten). De onderzoekers keken naar de frequentie van het gebruik, het belang en het effect van de instrumenten. Frappant was dat de onderzochte samenwerkende organisaties de zachte tools het meest inzetten, maar dat de harde tools veel meer lijken bij te dragen aan het verbeteren van de samenwerking, het bereiken van resultaten en dus aan het succes van het bondgenootschap. Deze conclusie is opmerkelijk, omdat de respondenten van het onderzoek juist meer waarde hechten aan de zachte tools en omdat deze in eerder onderzoek ook belangrijker leken voor het succes van continue verbeteracties en het bereiken van resultaten.
Top

     
   

Studie naar het gebruik van verbeterinstrumenten door samenwerkende organisaties
Het onderzoek, dat startte in december 2006 en waaraan 165 organisaties deelnamen, is gericht op effecten van samenwerking in allianties, ketens en netwerken. Onderzocht zijn de motieven van organisaties om deel te nemen aan degelijke samenwerkingsverbanden, (gezamenlijke) doelen, instrumenten die gebruikt worden bij de totstandkoming en het verbeteren van samenwerkingsverbanden en prestaties van organisaties in ketens en netwerken.
Het onderzoek vond plaats vanuit het lectoraat Total Quality Management in Organisatienetwerken, dat verbonden is aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). Over dit onderzoek is een publicatie verschenen met als titel: “A preliminary study into the instrumentation of collaborative improvement in organisational networks”.
De presentatie op 22 september 2009 is gebaseerd op de bijdrage aan de 10e Internationale CINet Conferentie (Australië, 7 september 2009).

Meer informatie:

  
   


Brainstorm
Na de presentatie was er weer een levendige discussie: de aanwezigen deelden praktijkkennis en ervaringen met elkaar. Ze gingen in groepjes aan de slag met vijf vragen. Hieronder volgt per vraag een samenvatting van de genoemde punten.

1. Wanneer is samenwerking nodig?

  • als er een economische noodzaak of juist een kans is
  • als organisaties een eenduidige visie over ontwikkeling in de markt en over strategie hebben
  • als er een behoefte is aan competentie-ontwikkeling (als een bedrijf het niet alleen kan qua capaciteit, kennis, materiaal, tijd)
  • als organisaties een hogere concurrentiepositie willen krijgen (‘1+1=3’)
  • als een organisatie behoefte heeft aan nieuwe kennis en kennis wil uitwisselen met andere organisaties
  • als je de markt wilt vergroten om je producten af te zetten


2. Wat is er nodig voor een succesvol samenwerkingsverband?

  • de behoefte tot samenwerken moet bij alle partijen aanwezig zijn
  • een voorwaarde kan zijn dat de organisaties min of meer even groot zijn
  • vertrouwen tussen de partners
  • de mensen moeten er zin in hebben
  • een win-win situatie


3. Wat moet je doen voor een succesvolle samenwerking?

  • gezamenlijke doelen vaststellen, zowel kwantitatieve als kwalitatieve
  • de wederzijdse afhankelijkheid vaststellen, m.a.w. creëer het ‘bindmiddel’
  • een contract maken
  • sanctiebeleid: een geheimhoudingsverklaring opnemen met een boeteclausule
  • relatie en vertrouwen opbouwen
  • een goede samenwerkingsstructuur afspreken
  • bepaal het leiderschap
  • zorg voor een gevoel van veiligheid
  • zorg voor openheid en blijf vooral in gesprek met elkaar zonder dat er consequenties aan verbonden zijn
  • creëer ruimte voor kritiek én behulpzaamheid
  • creëer ruimte voor het maken van fouten (maar niet onbegrensd) en om ervan te leren
  • creëer draagvlak door tijd te besteden aan medewerkers voor het geven van uitleg
  • houd regelmatig bijeenkomsten waarin feedback een rol speelt
  • zorg dat er respect heerst voor elkaars cultuur
  • geven en nemen (af en toe moet je iets weggeven)
  • elkaar coachen in het bereiken van de doelstellingen
  • zorg dat er vooruitgang blijft en dat deze zichtbaar blijft
  • bouw periodieke meetmomenten in
  • vier gezamenlijk de behaalde successen!


4. Wat moet je juist niet doen?

  • zorgen voor een gedwongen samenwerking
  • jezelf laten prevaleren
  • een dubbele agenda erop nahouden
  • elkaar ergens op afrekenen


5. Welke quality tools zet je in om de samenwerking te verbeteren?

  • implementeren van de pdca-cyclus (plan-do-check-act)
  • uniforme iso-certificering hanteren (dit leidt tot eenduidigheid)
  • stel goedgekeurde kennis, resources en communicatie aan elkaar beschikbaar (let daarbij op waar de grens ligt en wie bepaalt wat goedgekeurd wordt)


Combinatie zorgt voor succes
In het nawoord geeft Gerard Berendsen aan dat de resultaten opmerkelijk zijn. Het lijkt erop dat je pas echt onderscheid kunt maken en succesvol bent door toepassing van de harde tools. In de afgelopen jaren is er veel aandacht geweest voor de sociaal dynamische kant van management, waardoor de neiging ontstaat tot overschatting van het belang van de zachte tools. Zijn onderzoek laat zien dat de harde tools absoluut niet vergeten mogen worden. Dat de inzet van de zachte tools niet aantoonbaar bijdragen aan het succes van de samenwerking, wil nog niet zeggen dat deze er niet toe doen. Volgens Berendsen maakt juist de combinatie van beide typen samenwerking tot een succes.
Top


Terug